吉居大希
取締役 経理部長・人事部長
2019年06月17日
こんにちは。ecommitの吉居です。
「業務改善」をテーマに書いてほしいとのことなので、
私が部長を務める、経理部での業務改善をベースに書いていきたいと思います。
経理部には毎日多くの書類が集まり書類の確認、会計システムへの仕訳の計上、支払いを行ったり、入金の確認を行うなど多くの事務作業があります。
そのような事務作業は、お金を生み出す作業ではないので、できる限り効率的に行う必要があります。
一方で効率性を追い求めすぎて、誤った数字で仕訳を計上したり、支払いを行ってしまうと、
経営判断を見誤ったり、各部門の評価に影響を及ぼしたり、会社の信用が落ちてしまうなど重大な問題に発展しかねません。
経理部も、ときにはそのような間違いをしながらも、正確性と効率性を追求しつつ、攻めの経理を目指して日々改善を進めています。
自分のチームの備忘のためにも、社内の他部門、他社の方に少しでも参考になればと思い、改善活動を定期的に紹介していきたいと思います。
まずは、業務改善はなんぞやというところから紹介したいと思います。
業務改善というと小難しそうに聞こえるのですが、
業務改善とは、『めんどくさい！と思うことを、良い方法がないかと考え、楽な方法に変えること』です。
大きいものから小さいものまで含めて業務改善であり、すべてに価値があります。
会計システム変更のような大きな改善活動だと、お金も時間もかかり他部門にも関係してくるため、導入による効率化の効果も大きいですが相当の労力が必要です。
一方で、「これまで電卓で計算していた30個の数値を、エクセル上で数式で集計するように変更する」といった小さな改善活動はすぐにできますが、
このような小さな改善活動を100個行えばかなりの業務削減につながります。
このような大小の改善活動をより多くの人が意識して実行できるかが、会社の競争力につながっていきます。
私がエコミットに合流した２０１6年2月と、２０１９年５月の経理部における業務改善の効果を労働時間で見ると、
3年3か月で「業務時間は2/3」になっていました。1人分以上の時間が削減できています。
実際、2016年2月には４名経理スタッフがいて月次〆作業時期はそれなりに残業していましたが、現在は当時より1名少ない3名でもほとんど残業はないので感覚ともあっています。
このように改善活動のつみ重ねによる業績への貢献度は大きいのです。
では、自分の部署で業務改善を行うために何をすればよいのでしょう？
①まずは面倒だと思う＝より良い方法があるはずだ！と思う
これまでのやり方に慣れてしまうと、人間は非効率なことでもそのままやり続けてしまいます。
大前提の意識から変える必要があります。
②次に良い方法がないか、必死に5分考える
必死に考えないとなかなかアイデアは出ません。
アイデアが出てくると自身の経験になり成長にも繋がります。必死に考えることが重要で、短くて良いです。
最初は、考えたうえで周りの人に助けてもらうことから始めましょう。
③5分考えても良い方法が浮かばない時には、答えられそうな人に尋ねる
3人寄れば文殊の知恵という言葉がある通り、一人ではアイデアが出なくても業務に詳しい人、より経験のある人にアイデアをもらうことで自分自身になかった良いアイデアを得られます。
自分で考えずにアイデアをもらいに行くと、アイデアをもらえることに慣れてしまい、自分で考えなくなってしまいますのでご注意を。
これらを常にやり続けることで、様々なところで応用できる力が身についていくはずなので、ぜひ意識してみて下さい。
今回は、前置きが長くなってしまったので、具体的な事例は次回以降で紹介していきたいと思います。
それでは！
